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Guide pratique:
Démarche de francisation pour les entreprises de 25 employé(e)s ou plus
En vertu de la Loi sur la langue officielle et commune du Québec [1], adoptée le 1er juin 2022, plusieurs modifications ont été apportées à la Charte de la langue française [2].
L’une de ces modifications prévoit notamment que les entreprises qui emploient de 25 à 49 personnes au Québec devront désormais s'inscrire auprès de l'Office québécois de la langue française [3] afin d’obtenir un certificat de francisation à compter du 1er juin 2025 [4].
L’Office est l’organisme institué en vertu de la Charte chargé de veiller à la mise en œuvre des mesures de francisation des entreprises [5].
Si votre entreprise compte 25 employé(e)s ou plus au Québec durant une période de six mois, voici les étapes à accomplir afin de vous conformer :
1. INSCRIRE VOTRE ENTREPRISE À L'OFFICE
Vous devez d’abord procéder à l’inscription de votre entreprise en transmettant le formulaire ci-dessous à l’Office [6] au plus tard le 1er juin 2025 :
2. PROCÉDER À L'ANALYSE DE LA SITUATION LINGUISTIQUE
Une fois le Formulaire d’inscription à l’Office complété et transmis, vous recevrez une attestation d’inscription. Dans les trois mois suivant la date de délivrance de cette attestation, vous devrez procéder à une analyse de la situation linguistique de votre entreprise et transmettre le formulaire ci-dessous à l’Office [7] :
3. DÉCISION DE L'OFFICE SUR LA CONFORMITÉ
Suivant la réception du Formulaire de l’analyse de la situation linguiste, l’Office évaluera si l’utilisation du français est généralisée à tous les niveaux de l’entreprise et pourra soit ;
A) Délivrer un certificat de francisation si votre entreprise est conforme, ou;
B) Aviser votre entreprise qu’elle doit adopter un programme de francisation si votre entreprise n’est pas conforme.
A) CERTIFICAT DE FRANCISATION
Si l’Office conclut, après l’analyse de la situation linguistique de votre entreprise, que l’usage du français est généralisé à tous les niveaux de l’organisation, l’Office vous délivrera un certificat de francisation.
Toute entreprise qui possède un certificat de francisation délivré par l’Office a l’obligation de s’assurer que l’utilisation du français demeure généralisée à tous les niveaux de l’entreprise. Pour ce faire, l’entreprise doit remettre à l’Office, tous les trois (3) ans, un rapport sur l’évolution de l’utilisation du français dans l’entreprise [8].
B) PROGRAMME DE FRANCISATION
Si, au contraire, l’Office constate que l’usage du français n’est pas généralisé au sein de votre entreprise, vous devrez adopter un programme de francisation [9]. Les programmes de francisation ont pour but la généralisation de l’utilisation du français à tous les niveaux de l’entreprise [10].
L’Office pourra également ordonner la création d’un comité de francisation composé de quatre ou six membres [11]. Dans un tel cas, l’Office vous transmettra un avis qu’un programme de francisation devra être adopté dans votre entreprise. Votre programme de francisation devra être transmis à l’Office dans un délai de 3 mois suivant la date de la réception de l’avis de l’Office.
Nous soulignons par ailleurs que l’Office publie sur son site Web la liste des entreprises qui ne sont pas conformes au processus de francisation [12]. De plus, l’administration québécoise ne peut conclure un contrat avec une entreprise ou lui octroyer une subvention lorsque cette entreprise ne respecte pas les obligations linguistiques qui lui incombent en vertu de la Charte [13].
Le non-respect d’une ordonnance de l’Office constitue une infraction passible d’une amende pouvant aller de 700$ à 7 000$ pour une personne physique, et de 3 000$ à 30 000$ dans les autres cas [14].
4. RECOMMANDATIONS ET CRITÈRES D'ANALYSE
Dans le but de favoriser la délivrance d’un certificat de francisation par l’Office en faveur de votre entreprise, nous vous recommandons de procéder dès que possible à une analyste approfondie des critères reproduits ci-dessous au sein de votre entreprise en prévision de votre inscription auprès de l’Office [15]:
-
une bonne connaissance de la langue officielle chez les hauts dirigeants, les autres dirigeants, les membres des ordres professionnels et les autres membres du personnel;
-
l’augmentation, s’il y a lieu, à tous les niveaux de l’entreprise, y compris au sein du conseil d’administration, du nombre de personnes ayant une bonne connaissance de la langue française de manière à en assurer l’utilisation généralisée;
-
l’utilisation du français comme langue du travail et des communications internes;
-
l’utilisation du français dans les documents et les outils de travail utilisés dans l’entreprise;
-
l’utilisation du français dans les communications avec l’administration publique, la clientèle, les fournisseurs, le public et les actionnaires (sauf, dans ce dernier cas, s’il s’agit d’une société fermée au sens de la Loi sur les valeurs mobilières);
-
l’utilisation d’une terminologie française;
-
l’utilisation du français dans l’affichage public et la publicité commerciale;
-
une politique d’embauche, de promotion et de mutation appropriée;
-
l’utilisation du français dans les technologies de l’information.
5. NON-RESPECT DES OBLIGATIONS DE LA CHARTE
L’Office est chargé de recevoir les plaintes relatives à tout manquement aux dispositions de la Charte et prend des mesures pour que l’auteur du manquement y mettre fin et ne le reproduise pas [16]. L’Office peut également effectuer des inspections et des enquêtes pour veiller à l’application de la Charte [17].
Lorsque l’Office constate un manquement aux dispositions de la Charte, il peut rendre une ordonnance pour ordonner à l’auteur de s’y conformer et de cesser d’y contrevenir [18]. La Charte prévoit également des sanctions civiles, administratives, disciplinaires et pénales en cas d’atteinte à ses dispositions.
6. conclusions et recommandations
En conclusion, si vous êtes une entreprise comptant plus de 25 employés, nous vous recommandons fortement de débuter vos démarches auprès de l’Office afin d’inscrire votre entreprise dès que possible et au plus tard le 1er juin 2025.
Une fois la réception de votre attestation d’inscription, il nous fera plaisir de vous conseiller afin d’orienter stratégiquement votre analyse de la situation linguistique de votre entreprise, le tout afin d’être conforme aux critères d’analyse de la Charte.
Ce guide a été préparé par Me Charlotte Reid et Me Samuel Lacasse. Pour toute question ou demande d’information supplémentaire, n’hésitez pas à les contacter.
[1] Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français, LQ 2022, c 14 (ci-après la « Loi »).
[2] Charte de la langue française, RLRQ c C-11 (ci-après la « Charte »).
[3] Ci-après l’« Office».
[4] Article 83 de la Loi. À noter que cette obligation était déjà en vigueur pour les entreprises qui emploient 50 personnes ou plus, la modification ayant seulement eu pour effet d’abaisser le seuil d’employé à 25 pour le 1er juin 2025.
[5] Articles 157 et 159 de la Charte.
[6] Article 139 de la Charte.
[7] Article139 de la Charte.
[8] Article 146 de la Charte.
[9] Article 140, al. 2 de la Charte.
[10] Article 1441 de la Charte.
[11] Article 140, al. 2 de la Charte.
[12] Office québécois de la langue française, « Liste des entreprises non conformes au processus de francisation », Vos droits et obligations, Entreprises, https://www.oqlf.gouv.qc.ca/francisation/admin_publ/liste.html.
[13] Article 152.1 al. 1 de la Charte.
[14] Article 205 de la Charte.
[15] Article 141 de la Charte. Il s’agit des critères pris en compte par l’Office pour analyser la situation linguistique d’une entreprise.
[16] Article 165.15 à 165.20 de la Charte.
[17] Article 166 de la Charte.
[18] Article 177 de la Charte.